Nach gut einjähriger Vorbereitung nehmen die Universitätsbibliotheken von Technischer Universität und Universität der Künste Berlin am 14. Dezember 2016 ein neues Bibliothekssystem in Betrieb. Beide Bibliotheken kooperieren seit zwölf Jahren erfolgreich im gemeinsamen Bibliotheksgebäude und arbeiteten fast 20 Jahre mit dem Bibliothekssystem ALEPH 500. Die Entscheidung für das neue, cloudbasierte Bibliotheks-Managementsystem Alma der Firma Ex Libris fiel im März 2015. „Wir versprechen uns vom Einsatz der Software Alma eine deutlich verbesserte Unterstützung unserer internen Arbeitsabläufe,“ begründet Jürgen Christof, Bibliotheksdirektor der TU Berlin den Wechsel zu dem neuen System, das zukunftsweisende Lösungen und Weiterentwicklungen möglich macht. „Alma bietet komfortable Analyse-Werkzeuge, so dass die Bibliothek ihren Bestand zielgruppenadäquat sowohl digital wie auch in Print aufbauen kann.“

Seit einigen Jahren zeigt sich, dass Bibliotheksnutzerinnen und -nutzer immer weniger gedruckte Bücher und Zeitschriften ausleihen. Zunehmend steigt – vor allem in der TU-Bibliothek – die Nutzung von Online-Angeboten wie E-Books, E-Journals und Datenbanken. Diesem Wandel im Informationsverhalten der Nutzerinnen und Nutzer wird Alma gerecht. Alle Medientypen, ob digital oder gedruckt, können Bibliotheksmitarbeiterinnen und -mitarbeiter im neuen System auf der Grundlage einheitlicher, flexibler Workflows bearbeiten.

Den Übergang vom bisherigen Bibliothekssystem Aleph 500 zu Alma unternehmen die Berliner Universitätsbibliotheken von Freier Universität, Humboldt Universität, Technischer Universität und Universität der Künste Berlin gemeinschaftlich. Die Technische Universität Berlin und die Universität der Künste Berlin betreiben ab Dezember 2016 ein gemeinsames Alma-System. Die Bibliotheken der Freien Universität und der Humboldt-Universität folgen mit jeweils eigenen Alma-Instanzen Anfang und Mitte Januar. „Die Bibliotheken profitieren von wesentlich kürzeren Innovationszyklen in der Cloud. Vom Hersteller entwickelte Neuerungen bei Alma kommen allen teilnehmenden Bibliotheken durch monatliche Updates zeitnah zugute“, betont Andrea Zeyns, Bibliotheksdirektorin der UdK Berlin.

Die Vertragsverhandlungen haben die vier Universitätsbibliotheken gemeinschaftlich geführt, die für sie jeweils passenden Bedingungen ausgehandelt und im Ergebnis gleiche Verträge als Early Adopter abgeschlossen. Somit wechseln in Berlin vier große wissenschaftliche Bibliotheken gemeinsam zu Alma. Mit den dabei gewonnenen Erfahrungen sind sie Referenzprojekte für weitere Alma-Migrationen, die in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz teils schon aufgenommen, teils noch in Planung sind.

Ein besonderes Augenmerk legten die Berliner Universitätsbibliotheken bei den Vertragsverhandlungen auf die sensiblen Bereiche Datenschutz und Datensicherheit. Die Hard- und Softwareplattformen der Firma Ex Libris, auf denen personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert werden, befinden sich in einem Rechenzentrum in Amsterdam und damit im europäischen Rechtsraum. Dies war datenschutzrechtlich die grundlegende Voraussetzung für den Einsatz von Alma an den Berliner Universitätsbibliotheken. Die behördlichen Datenschutzbeauftragten der Universitäten waren von Anfang an in die Vertragsverhandlungen mit der Firma Ex Libris einbezogen und haben – in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten des Landes Berlin – die datenschutzrechtlich relevanten Vertragsbestandteile wesentlich mitgestaltet. Das Sicherheitskonzept basiert auf den Richtlinien für Cloud Computing des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik.

Die Universitätsbibliotheken der TU Berlin und UdK Berlin unterstützen mit ihren Dienstleistungen mehr als 36.000 Studierende und 7.000 Mitarbeiter/ innen in beiden Universitäten. Das Angebot mit einem Gesamtbestand von etwa 2,8 Millionen Medieneinheiten umfasst Literatur, Medien und Datenbanken aus allen lehr-, forschungs- und studienrelevanten Fachgebieten sowohl der Technischen Universität als auch der Universität der Künste.

Weitere Informationen finden Sie auf:
www.ub.udk-berlin.de
www.ub.tu-berlin.de

Weitere Informationen:

Andrea Zeyns
Universität der Künste
Universitätsbibliothek
Tel.: 030/314-76497
E-Mail: andrea.zeyns@udk-berlin.de

Monika Kuberek
Technische Universität Berlin
Universitätsbibliothek
Tel.: 030/314-76399
E-Mail: monika.kuberek_ @tu-berlin.de