Die Bundesministerien haben Projektträger mit der fachlichen und administrativen Betreuung von Forschungs- und Entwicklungsprojekten beauftragt. Im Rahmen von anderen Förderkulissen werden die  Zuwendungsgeber (z.B. EU) häufig von sog. zwischengeschalteten Stellen oder Projektkoordinatoren unterstützt. Sie beraten Antragsteller in fachlichen und finanziellen Fragen und begleiten die Durchführung der Projekte bis zu ihrem Abschluss. Der/die Drittmittelsachbearbeiter/in steht regelmäßig in Kontakt mit den Projektträgern und hält mit den zuständigen Ansprechpartnern Rücksprache zu Umwidmungen, Mittelabrufen oder Verwendungsnachweisen.