Die Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen bzw. freiberuflichen Leistungen im Rahmen von Drittmittelprojekten unterliegt den gleichen Bestimmungen wie die Beschaffung aus Haushaltsmitteln.

Um Beschaffungen auf den Weg zu bringen, benötigen Sie entsprechende Haushaltsbefugnisse i.H. des Auftragsvolumens. Fragen Sie ggf. bei Ihrer Verwaltungsleitung nach.

Ab dem 01. April 2020 ist für alle Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes von derzeit 214.000 EUR/netto die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) verpflichtend anzuwenden. Die UVgO ersetzt die im Land Berlin geltende VOL/A für Vergaben für Lieferungen und Dienstleistungen.

Die UVgO kann unter folgendem Link abgerufen werden: https://www.bmwi.de/Redaktion/DE/Downloads/U/unterschwellenvergabeordnung-uvgo.pdf

Bitte beachten Sie auch die Sonderregelungen zur Vergabe von Freiberuflichen Leistungen (§ 50 UVgO). Auch freiberufliche Leistungen sind grundsätzlich im Wettbewerb zu vergeben. Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen Umständen möglich ist.

Die UVgO wurde landesrechtlich durch die Ausführungsvorschriften der Berliner Landeshaushaltsordnung angepasst. Die Anpassungen sind ebenfalls zwingend anzuwenden. Die landesrechtlichen Anpassungen sind den AV § 55 der Berliner LHO zu entnehmen.

Die aktuellen Rundschreiben des Haushaltsreferates sind dazu im CMS unter Finanzen/ Rundschreiben allgemein und die Vordrucke/ Leitfäden unter Finanzen/ Beschaffungsangelegenheiten hinterlegt.

Bis zu einem Auftragswert von 1.000 EUR/netto gilt der Direktauftrag mit Markterkundung in Form eines formlosen Preisvergleichs. Über 1.000 Euro und unterhalb von 10.000 Euro/netto gilt die Verhandlungsvergabe inkl. Dokumentation von schriftlichen Anfragen bei mindestens 3 geeigneten Bietern. Darüber hinaus gelten nach UVgO die formalen Verfahren der beschränkten Ausschreibung, der öffentlichen Ausschreibung und des europaweiten Ausschreibungsverfahrens.

Seit dem 01.November 2019 hat die Zentrale Vergabestelle der UdK Berlin (ZVS) im Haushaltsreferat ihre Tätigkeit aufgenommen. Es besteht die Verpflichtung zur Inanspruchnahme des zentralen Einkaufs ab einem Gesamtauftragswert ab 25.000 EUR/netto. Weitere Hinweise dazu sind im CMS unter Finanzen/ Beschaffungsangelegenheiten zu finden.

Bitte denken Sie daran, dass jedes Vergabeverfahren von Anfang an und fortlaufend zu dokumentieren (§ 6 UVgO) ist.

Bitte beachten Sie, dass die Verantwortung für die Durchführung des Vergabeverfahrens und für die Vollständigkeit der Unterlagen bei der Projektleitung/ beim Beauftragenden liegt. Sie sind die Basis für die ordnungsgemäße Abrechnung der Zuwendung gegenüber dem Zuwendungsgeber.