1. Sie informieren Ihre Fakultätsverwaltungsleitung mit der Projektanmeldung  

Sobald Ihre Idee Gestalt annimmt, melden Sie Ihr Vorhaben so früh wie möglich bei Ihrer Fakultätsverwaltungsleitung an. Hierfür steht das Formular Projektanmeldung bereit, mit dem Sie erste absehbare Eckdaten zur ungefähren Antragssumme oder dem geplanten  Projektzeitraum zusammenfassen. Die Fakultätsverwaltungsleitung übergibt Ihre Projektanmeldung  an das Referat für Fördermittel und Kooperationen, die uns als Grundlage für die anschließende Beratung dient.

2. Die Fördermittelstelle berät Sie bei der Kostenkalkulation  

Die inhaltliche  Ausarbeitung  Ihres Antrags beginnt. Mit einer Projektskizze oder einer Vorhabenbeschreibung vermitteln Sie dem potenziellen Fördergebenden einen Eindruck Ihrer Projektidee. Anforderungen und Umfang können je nach Richtlinien des Förderprogramms variieren. Weiterer Bestandteil des Projektantrags ist in der Regel eine detaillierte Angabe zu den benötigten Ressourcen und Finanzen, dazu zählen:

• Personalkosten: z.B. für wissenschaftliche, künstlerische und administrative Mitarbeiter*innen oder studentische Hilfskräfte,
• Sachmittel und -kosten: für die Anschaffung von Geräten, Reisekosten, Honorare, Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen, Raummieten, Ausstattung (für Computer, Büromöbel etc.), Publikationskosten,
• Gemeinkostenpauschale: zusätzlich zu den direkten Personal- und Sachkosten ist ein Gemeinkostenanteil für die Infrastrukturnutzung und administrative Abwicklung des Vorhabens durch die Hochschule einzuplanen.

Das Referat für Fördermittel und Kooperationen berät Sie bei der Kostenaufstellung und prüft, ob sie allen Richtlinien des Fördermittelgebers und den UdK-internen Vorgaben entspricht. Als allgemeine Hilfestellung dient unsere Checkliste für Projektkonzepte und -skizzen. Weitere Hilfestellungen finden Sie in unseren Infomaterialien.

3. Die Antragsunterlagen sind vollständig

Die vollständigen Unterlagen nach den Richtlinien des Mittelgebenden müssen nach Möglichkeit 3 Wochen vor der Einreichfrist dem Referat für Fördermittel und Kooperationen vorliegen. In der Regel umfassen diese:

• Vorhabenbeschreibung oder Projektskizze
• Kosten- und Finanzplan
• Antragsformular oder Vertrag
• ggf. Anlagen nach den Richtlinien des Mittelgebers.

Später eingehende Antragsunterlagen können wir nur unter Vorbehalt entgegennehmen, da die UdK-interne Abstimmung den genannten Zeitraum erforderlich macht.

4. Die Fördermittelstelle erstellt ein Prüfverfahren

Wir informieren mit einem Prüfverfahren alle beteiligten Stellen in der UdK-Verwaltung über Ihr geplantes Projekt und holen die Mitzeichnung der Hochschulleitung zur Einreichung ein. Das Prüfverfahren basiert auf Ihrer Projektanmeldung und fasst die verbindlichen Daten Ihres Antrags zusammen.

5. Der Antrag kann eingereicht werden

Mit der Mitzeichnung der Hochschulleitung schließt das Prüfverfahren ab und die Fördermittelstelle oder die Projektleitung kann den Antrag jetzt online oder postalisch einreichen.

Bitte beachten Sie, dass

• die Mitzeichnung der Hochschulleitung für die Einreichung von Fördermittelanträgen vorliegen muss,
• in der Regel rechtsverbindlich nur die Hochschulleitung Anträge oder Verträge unterzeichnen darf,
• vor einer Bewilligung nicht mit dem Projektvorhaben begonnen werden darf.

1. Der Hochschulleitung der UdK Berlin oder der Projektleitung wird der Zuwendungsbescheid zugestellt und an das Referat für Fördermittel und Kooperationen übergeben.

2. Falls der Mittelgebende Kürzungen an der ursprünglichen Antragssumme vorgenommen hat, unterstützen wir Sie bei der Frage, an welcher Stelle Einsparungen der Personal- oder Sachmittel möglich sind, und setzen eine entsprechend aktualisierte Finanzkalkulation auf.

3. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen hält die bewilligte Fördersumme sowie zusätzliche, ausführliche Projektinformationen wie die steuerliche und rechtliche Einordnung in einer Projektanzeige fest.

4. Projektleitung und Fakultätsverwaltung klären die nötigen Haushaltsbefugnisse, bis zu welcher Höhe welche Person Ausgaben tätigen und Rechnungen ‚sachlich-/rechnerisch richtig‘ zeichnen darf und ergänzen die Person mit Haushaltsbefugnis in der Projektanzeige.

Mit Ihrer Freigabe der Projektanzeige bestätigen Sie als Projektleiter*in, dass die bewilligten Mittel entsprechend den gesetzlichen Haushaltsbestimmungen verausgabt werden, und übernehmen die  Verantwortung für die vom Mittelgeber gestellten Bedingungen – auch gegenüber weiteren Projektbeteiligten und -partner*innen.

5.  Die Annahme des Zuwendungsbescheids erfolgt durch die Freigabe der Hochschulleitung der Projektanzeige sowie, falls vom Mittelgeber gewünscht, schriftlich mit einer Unterschrift der Hochschulleitung auf einer Empfangsbestätigung.

6. Die Fördermittelstelle informiert mit abgeschlossener Projektanzeige über die Annahme der Bewilligung. Die Kolleg*innen der Drittmittelverwaltung übernehmen und nennen Ihnen die Ansprechperson für die finanzielle Abwicklung. Die*der Drittmittelsachbearbeiter*in richtet eine Projektnummer und ein Projektkonto für die Budgetsteuerung ein und begleitet Sie über den gesamten Projektverlauf vom Mittelabruf über Umwidmungen bis zum Schlussverwendungsnachweis.

7. Bei Verbundprojekten verlangt der Mittelgebende in der Regel mit der Bewilligung noch den Abschluss eines Kooperationsvertrags innerhalb von drei Monaten zwischen den Projektpartnern. Diesen stimmt das Referat für Fördermittel und Kooperationen mit Ihnen und den Verbundpartner*innen ab.