Von der Idee zum Kooperationsvertrag
Wenn Sie planen mit privatwirtschaftlichen Akteur*innen zusammenzuarbeiten, etwa um Sponsor*innen für ein Studienprojekt zu finden oder um Auftragsforschung umzusetzen, erhalten Sie hier die nötigen Informationen, die Sie Schritt für Schritt zum Vertragsabschluss führen.
1. Sie informieren Ihre Verwaltungsleitung mit der Projektanmeldung | Ihre geplante Kooperation melden Sie bitte so früh wie möglich bei der Verwaltungsleitung Ihrer Fakultät/Einrichtung an. Hierfür steht das Formular Projektanmeldung bereit, mit dem Sie erste absehbare Eckdaten zur ungefähren Finanzierung oder dem geplanten Projektzeitraum zusammenfassen. Die Verwaltungsleitung übergibt nach einer ersten Einschätzung der benötigten und/oder vorhandenen Ressourcen Ihre Projektanmeldung an das Referat für Fördermittel und Kooperationen, die uns als Grundlage für die anschließende Beratung dient. |
2. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen stimmt einen Vertragsentwurf ab | Folgende Kooperationsformate mit Unternehmen oder Einzelpersonen sind möglich, zu denen Sie hier ausführliche Informationen im Überblick erhalten:
Im Referat für Fördermittel und Kooperationen liegen Musterverträge für die verschiedenen Kooperationsmöglichkeiten vor. Wir beraten Sie, welche Vertragsform in Frage kommt, prüfen steuerrechtlich relevante Auswirkungen und stimmen in Rücksprache mit dem Justitiariat der UdK Berlin einen Entwurf mit den Vertragspartner*innen ab. Sofern die Vertragspartner*innen kein vorheriges Angebot verlangen, ersetzt dieser erste Vertragsentwurf in der Regel die Angebotserstellung. |
3. Finanzkalkulation | Neben der vertraglichen Ausarbeitung müssen intern die Projektkosten aufgeschlüsselt werden, darunter fallen:
Unsere Musterkalkulation hilft Ihnen bei der Aufstellung und ist bei Verträgen mit privaten Mittelgebern grundsätzlich nicht für die Vertragspartner*innen bestimmt. |
4. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen erstellt eine Projektanzeige | Wir informieren mit einer Projektanzeige, die die wesentlichen Vertragsinhalte bündelt, alle beteiligten Stellen in der (de-)zentralen Verwaltung über Ihre geplante Kooperation und holen das Einverständnis der Hochschulleitung für den Vertragsabschluss ein. Die Projektanzeige hält zudem fest, welcher Bereich aus finanztechnischer Sicht – z.B. für die Rechnungslegung – zuständig ist:
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5. Der Vertrag kann abgeschlossen werden | Mit ihrer Freigabe der Projektanzeige gibt die Hochschulleitung ihr Einverständnis zum Vertragsabschluss. Bitte beachten Sie, dass in der Regel rechtsverbindlich nur die Hochschulleitung Verträge unterzeichnen darf. Planen Sie für die gesamte Vertragsgestaltung und -abwicklung bitte ausreichend Vorlaufzeit ein und reichen Sie alle notwendigen Unterlagen mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem gewünschten Unterzeichnungstermin vollständig im Referat für Fördermittel und Kooperationen ein. |
Personaleinstellungen
Wenn Sie mit den eingeworbenen Mitteln Personal finanzieren wollen, beachten Sie bitte, dass das Einstellungsverfahren an der UdK Berlin circa 15 bis 18 Wochen in Anspruch nimmt. Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie diesen Prozess beschleunigen und auf öffentliche Stellenausschreibungen verzichten. Einstellungsanträge für Neueinstellungen, Weiterbeschäftigungen oder Aufstockungen von Personal müssen mit dem Personalreferat abgestimmt, Fragen zur Eingruppierung und einzureichende Unterlagen geklärt werden. Hierbei unterstützt Sie Ihre Fakultätsverwaltung. Ein Leitfaden zum Personaleinstellungsverfahren listet alle zu bedenkenden Schritte auf.
Nachkontrollen
Bei privatwirtschaftlichen Kooperationen kann es im Rahmen von Betriebsprüfungen der UdK Berlin durch den Bundesrechnungshof zu Nachkontrollen kommen. Die Finanzverwaltung orientiert sich dabei im Wesentlichen am Inhalt des Vertrages und nicht nur bspw. an der Zielgruppe der Veranstaltung. Die Prüfungen der Finanzverwaltung finden in der Regel einige Jahre nach Projektende statt, daher müssen alle wesentlichen Aspekte auch noch im Nachhinein nachvollziehbar sein. Insofern bitten wir Sie, vor allem bei Verträgen, die steuerrelevant sind, wie aktives Sponsoring und Dienstleistungen, alle relevanten Ausgaben sorgfältig zu dokumentieren und abzurechnen.