1. Sie informieren Ihre Verwaltungsleitung mit der Projektanmeldung 

Ihre geplante Kooperation melden Sie bitte so früh wie möglich bei der Verwaltungsleitung Ihrer Fakultät/Einrichtung an. Hierfür steht das Formular Projektanmeldung bereit, mit dem Sie erste absehbare Eckdaten zur ungefähren Finanzierung oder dem geplanten  Projektzeitraum zusammenfassen. Die Verwaltungsleitung übergibt nach einer ersten Einschätzung der benötigten und/oder vorhandenen Ressourcen Ihre Projektanmeldung an das Referat für Fördermittel und Kooperationen, die uns als Grundlage für die anschließende Beratung dient.

2. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen stimmt einen Vertragsentwurf ab

Folgende Kooperationsformate mit Unternehmen oder Einzelpersonen sind möglich, zu denen Sie hier ausführliche Informationen im Überblick erhalten:

• Spende
• Sponsoring
• Konzertauftritt
• Experimentelles Studienprojekt
• Koproduktion
• Auftragsforschung
• Dienstleistung

Im Referat für Fördermittel und Kooperationen liegen Musterverträge für die verschiedenen Kooperationsmöglichkeiten vor. Wir beraten Sie, welche Vertragsform in Frage kommt, prüfen steuerrechtlich relevante Auswirkungen und stimmen in Rücksprache mit dem Justitiariat der UdK Berlin einen Entwurf mit den Vertragspartner*innen ab.

Sofern die Vertragspartner*innen kein vorheriges Angebot verlangen, ersetzt dieser erste Vertragsentwurf in der Regel die Angebotserstellung.

3. Finanzkalkulation

Neben der vertraglichen Ausarbeitung müssen intern die Projektkosten aufgeschlüsselt werden, darunter fallen:

• Personalkosten: z.B. für wissenschaftliche, künstlerische und administrative Mitarbeiter*innen oder studentische Hilfskräfte
• Sachmittel und -kosten: für die Anschaffung von Geräten, Reisekosten, Honorare, Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen, Raummieten, Ausstattung (für Computer, Büromöbel etc.), Publikationen
• Gemeinkostenpauschale: zusätzlich zu den direkten Personal- und Sachkosten ist ein Gemeinkostenanteil einzuplanen für die Infrastrukturnutzung und administrative Abwicklung des Vorhabens durch die Hochschule und zur Vermeidung von Quersubventionierung, da Sie im Rahmen der Hochschulförderung im privatwirtschaftlichen Wettbewerb auftreten
• Steuern: wird die UdK Berlin – wie in etlichen weiter oben skizzierten Kooperationsformaten – wirtschaftlich tätig, müssen Steuern (USt. derzeit 19% und Ertragsteuern derzeit ca. 30% vom Gewinn eines Projektes) abgeführt werden

Unsere Musterkalkulation hilft Ihnen bei der Aufstellung und ist bei Verträgen mit privaten Mittelgebern grundsätzlich nicht für die Vertragspartner*innen bestimmt.

4. Das Referat für Fördermittel und Kooperationen erstellt eine Projektanzeige

Wir informieren mit einer Projektanzeige, die die wesentlichen Vertragsinhalte bündelt, alle beteiligten Stellen in der (de-)zentralen Verwaltung über Ihre geplante Kooperation und holen das Einverständnis der Hochschulleitung für den Vertragsabschluss ein.  Die Projektanzeige hält zudem fest, welcher Bereich aus finanztechnischer Sicht – z.B. für die Rechnungslegung – zuständig ist:

• die Fakultätsverwaltungen: für Spenden  und Verkäufe
• Ansprechperson im Haushaltsreferat für Steuerfragen: bei steuerrelevanten Projekten wie aktiven Sponsorings

5. Der Vertrag kann abgeschlossen werden

Mit ihrer Freigabe der Projektanzeige gibt die Hochschulleitung ihr Einverständnis zum Vertragsabschluss. Bitte beachten Sie, dass in der Regel rechtsverbindlich nur die Hochschulleitung Verträge unterzeichnen darf.

Planen Sie für die gesamte Vertragsgestaltung und -abwicklung bitte ausreichend Vorlaufzeit ein und reichen Sie alle notwendigen Unterlagen mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem gewünschten Unterzeichnungstermin vollständig im Referat für Fördermittel und Kooperationen ein.